Der Vorgang dauert Minuten. Der Nachweis dauert Jahre.
Ein Zulassungsantrag ist nach wenigen Tagen erledigt. Die Pflicht, belegen zu können, was Ihnen vorlag und wer was erklärt hat, läuft danach noch jahrelang weiter — und sie kommt nicht aus dem Zulassungsrecht, sondern aus Handels- und Steuerrecht. Zwei Regelwerke, zwei Fristen, ein Ordner.
Was aufbewahrt wird und wie lange
| Unterlage | Einordnung | Frist |
|---|---|---|
| Rechnung an Ihren Auftraggeber | Buchungsbeleg | 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO) |
| Eingangsrechnung des Dienstleisters | Buchungsbeleg | 10 Jahre |
| Gebührenbescheid der Zulassungsbehörde | Buchungsbeleg, wenn weiterberechnet | 10 Jahre |
| Auftrag des Kunden, Auftragsbestätigung | Handelsbrief | 6 Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB) |
| Schriftverkehr zum Vorgang | Handelsbrief | 6 Jahre |
| Kopie des Ausweisdokuments | personenbezogene Daten — keine Aufbewahrungspflicht | löschen, sobald der Zweck entfällt |
Die Zeile, die am häufigsten falsch gemacht wird
Ausweiskopien sind keine aufbewahrungspflichtigen Belege. Für sie gilt die entgegengesetzte Logik: Sie werden gelöscht, sobald der Zweck erfüllt ist. Sie zehn Jahre „sicherheitshalber" zu behalten, ist kein Vorsichtsverhalten, sondern ein Verstoß gegen den Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).
Kaufmännische Belege und personenbezogene Daten trennen
Der praktikabelste Aufbau ist eine Trennung nach Aufbewahrungslogik, nicht nach Vorgang: Was aufbewahrt werden muss, geht in die kaufmännische Ablage. Was gelöscht werden muss, in eine Ablage mit Löschtermin.
- Kaufmännische Ablage — aufbewahren
- Auftrag, Rechnungen, Gebührenbescheide, Schriftverkehr. Frist läuft ab Jahresende, 6 oder 10 Jahre. Diese Unterlagen dürfen in dieser Zeit nicht gelöscht werden.
- Vorgangsablage — löschen
- Ausweiskopien, Fotos von Fahrzeugpapieren, Sicherheitscodes. Zweckgebunden, mit definiertem Löschtermin nach Abschluss des Vorgangs.
- Der Vorgang selbst
- bleibt im AntragsPortal mit Status und Rückmeldungen abrufbar. Das ist Ihr Nachweis über den Ablauf — es ersetzt aber nicht Ihre eigene kaufmännische Ablage.
Legen Sie schriftlich fest, welche Unterlage in welche Ablage gehört und wann gelöscht wird. Ein solches Löschkonzept ist der Beleg dafür, dass Ihr Betrieb die Frage überhaupt beantwortet hat.
Sie verarbeiten fremde Daten — im eigenen Namen
Wenn Ihr Betrieb Halterdaten für eine Zulassung erhebt, ist er dafür datenschutzrechtlich verantwortlich. Das ist keine Formalie: Es begründet Informations-, Lösch- und Auskunftspflichten gegenüber Ihrem Kunden.
- Informieren Sie den Kunden, wofür Sie seine Daten erheben und an wen sie gehen — spätestens bei der Auftragsannahme (Art. 13 DSGVO).
- Nur erheben, was gebraucht wird. Für eine Adressänderung brauchen Sie keine Ausweiskopie.
- Löschen, wenn der Zweck entfällt — mit einer Ausnahme für die kaufmännischen Belege oben.
- Auskunftsersuchen beantworten: Wendet sich ein Kunde an Sie, sind Sie zuständig — nicht der Dienstleister dahinter.
Fragen zu Belegen und Aufbewahrung
Reicht die digitale Ablage, oder brauchen wir Papier?
Digital genügt, solange die Unterlagen während der gesamten Frist lesbar, vollständig und unveränderbar verfügbar sind. Das verlangt § 147 AO ausdrücklich — ein Ordner voller loser PDF-Dateien ohne Sicherung erfüllt es nicht.
Wann genau beginnt die Frist?
Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden beziehungsweise der Schriftwechsel abgeschlossen ist. Eine Rechnung vom März 2026 läuft also bis Ende 2036, nicht bis März 2036.
Müssen wir die Vollmacht selbst aufbewahren?
Die elektronisch erteilte Vollmacht bleibt dem Vorgang zugeordnet und dort abrufbar. Ihr eigener Auftrag mit dem Kunden ist davon unabhängig ein Handelsbrief und gehört in Ihre kaufmännische Ablage.
Was ist mit dem Verwertungsnachweis?
Er dokumentiert die endgültige Außerbetriebsetzung und gehört zum Vorgang. Ist er Teil Ihrer Leistungsabrechnung, ist er zugleich Buchungsbeleg — dann gilt die längere Frist.
Quellen: § 257 HGB (Aufbewahrung von Handelsbüchern und Handelsbriefen) · § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung, insbesondere Abs. 3 zu den Fristen) · Art. 5 und Art. 13 DSGVO. Stand: 20. August 2026. Information, keine Rechtsberatung — für Ihr konkretes Löschkonzept sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung beziehungsweise Ihrem Datenschutzbeauftragten.